Bienvenue sur la liste d'information en direction des étudiant.e.s de L3


Les listes de diffusion sont des listes de plusieurs destinataires parmi la communauté Sorbonne Nouvelle (étudiant.e.s, personnel, élu.e.s, etc.). L’outil de gestion des listes conserve l’ensemble des messages ayant été envoyés à ces groupes de destinataires.
•	Seules les adresses institutionnelles sont tolérées sur les listes de diffusion : @univ-paris3.fr, @sorbonne-nouvelle.fr, @etud.sorbonne-nouvelle.fr (exception uniquement pour les personnes extérieures ne disposant pas d’adresse institutionnelle)
•	L’université s’engage à n’utiliser ces listes que dans le cadre d’informations liées à la Sorbonne Nouvelle.
•	L’université n’autorise pas l’envoi de messages sur les listes par des personnes ou organismes extérieurs (à l’exception de membres extérieurs faisant déjà partie de ces listes).
•	L’université crée des listes automatiques d’étudiant.e.s par catégories (niveau d’étude, département, diplôme, code d’UE, etc.) : le désabonnement de ces listes n’est pas autorisé car elles participent à la bonne diffusion d’informations relatives à la scolarité des étudiant.e.s.
•	L’université crée des listes automatiques de personnels par catégories (service de rattachement, type de fonction, etc.) : le désabonnement de ces listes n’est pas autorisé car elles participent à la bonne diffusion de la communication interne.
•	La majorité des listes fonctionne avec un système de modération : les messages ne correspondant pas aux critères de diffusion de la liste concernée seront rejetés.
•	Tout usage commercial ou publicitaire de la liste de diffusion ou des informations qui y circulent est proscrit.


Rôle et engagement des utilisateurs : auteurs/expéditeurs de message :

1.	L’expéditeur doit vérifier l’adéquation entre le contenu de l’information et la liste de destinataires sélectionnée.
2.	Chaque message doit comporter un objet.
3.	L’expéditeur doit veiller à la bonne lisibilité du message :
­	conserver un langage institutionnel,
­	surveiller la mise en forme,
­	respecter la lisibilité des couleurs,
­	inclure tous les liens nécessaires vers les informations déjà disponibles en ligne, notamment sur le site web de l’université.
4.	Chaque message doit être signé (si possible d’une personne membre de la communauté Sorbonne Nouvelle).
5.	L’expéditeur doit respecter le nom de l’université dans la rédaction des messages : “Université Sorbonne Nouvelle - Paris 3” ou “Sorbonne Nouvelle”.
6.	L’expéditeur doit prendre en compte le temps de modération des messages pour son envoi : les messages sont modérés uniquement aux jours et heures ouvrables (attention notamment aux périodes de fermeture de l’université).
        ex : un message envoyé le vendredi soir ne sera modéré que le lundi matin et risque de perdre en visibilité.
7.	La responsabilité de l’expéditeur est engagée lorsqu’il utilise ce vecteur pour publier des informations. Il ne doit pas perdre pas de vue le caractère public des messages adressés à cette liste. Le fait de poster un message dans cette liste constitue une autorisation explicite de diffusion et de reproduction dans les archives de la liste, consultables par tou.te.s les abonné.e.s de ladite liste.
8.	Attention particulière sur les listes automatiques (liées à Harpege ou Apogee, ayant un très grand nombre d’abonnés):
­	l’adresse d’expédition doit être un “alias” de messagerie pour permettre aux destinataires de bien identifier les missions des services de l’université, et pour permettre la continuité de service en cas de réponse;
­	l’ajout de pièce jointe est interdit afin de ne pas surcharger les serveurs : un lien vers une page web ou un fichier intranet est obligatoire, ou encore l’utilisation du service de partage de fichiers volumineux dans iSorbonne > Mon compte > Documents;
­	les images dans les signatures de mail sont à proscrire : elles font souvent basculer les messages dans la boîte “spam” des destinataires, et créent également de la surcharge sur les serveurs.

Rôle et engagement du propriétaire de liste :

1.	Le créateur d’une liste en devient automatiquement le propriétaire.
2.	Le propriétaire de liste abonne et désabonne les utilisateurs des listes dont il a la charge via le menu : “Admin > Gérer les abonnés”.
3.	Le propriétaire de liste ajoute et retire les propriétaires et modérateurs de chacune des listes dont il a la charge via le menu : “Admin > Configurer la liste > Définition de la liste”.
4.	Le propriétaire de liste coordonne et personnalise sa liste via le menu : “Admin > Personnaliser”. Dans ce menu il peut par exemple rédiger un message de bienvenue pour les abonnés, leur indiquant les règles d’utilisation de la liste en question (modération ou non, thème de la liste, etc.)
5.	Le propriétaire de liste ne modère pas les messages.
6.	Il est interdit de rediffuser à quiconque ou de réutiliser la liste des abonné.e.s dans tout autre contexte que celui du fonctionnement de la liste elle-même.
7.	Si le propriétaire quitte l’université ou change de fonction, il s’engage à se faire remplacer par un autre propriétaire avant son départ, ou bien à alerter les personnes du service concerné.

Rôle et engagement du modérateur de liste :

1.	Le modérateur vérifie que l’expéditeur a bien respecté :
­	les règles d’expédition et de rédaction des listes de l’université (voir plus loin),
­	les règles d’utilisation spécifiques de la liste.
        Dans le cas contraire il rejette le message et doit expliquer à l’expéditeur le motif du rejet.
2.	Si toutes les conditions sont respectées, le modérateur doit modérer le message (accepter la diffusion ou rejeter en indiquant le motif) dans les 24h ouvrées à réception du message.
3.	Le modérateur doit veiller à la planification de diffusion : si un message n’a pas pu être validé dans les délais, il doit avertir l’expéditeur et lui demander éventuellement de refaire son envoi afin que le message ait une date d’expédition cohérente (un message trop vieux passera inaperçu dans certaines boîtes mail)
4.	En cas d’absence, il doit s’assurer que d’autres modérateurs pourront assurer la continuité de service et les prévenir.
5.	Le modérateur travaille sur les listes en étroite collaboration avec le(s) propriétaire(s) de liste.
6.	Si le modérateur quitte l’université ou change de fonction, il s’engage à prévenir les propriétaires de la liste afin de se faire remplacer.


Exercice du droit d'accès et de rectification pour les abonnés

1.	La liste des abonnés et l'archivage des messages circulant dans la liste constituent des fichiers nominatifs concernés par la loi n 78-17 du 6 janvier 78 relative à l'Informatique, aux fichiers et aux libertés (modifiée par les lois n°88-227 du 11 mars 78, n°92-1336 du 16 décembre 92 et n°94-548 du 1er juillet 1994).
2.	Tout abonné a accès à la liste des abonnés.
3.	Chaque abonné peut s'inscrire en « liste rouge » pour restreindre la visibilité de son adresse strictement aux propriétaires de la liste et aux administrateurs (voir l'option “conceal” du mode d'emploi de Sympa). Toutefois, même si vous avez souscrit cette option votre adresse apparaîtra dans les archives de celle-ci lorsque vous vous exprimez.
4.	Le droit d'accès et de rectification des informations concernant les abonnés s'exerce auprès du propriétaire de la liste lorsque les outils automatiques mis à la disposition des abonnés sont inopérants.
5.	Les abonnés peuvent demander au propriétaire de liste de supprimer des archives l'un de ses messages.


Pour tout problème d’ordre technique sur les listes de diffusion, les utilisateurs, propriétaires et modérateurs peuvent adresser leur demande à « support@sorbonne-nouvelle.fr ».



   
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